Son casi 10 años de experiencia profesional y 7 empresas. En este tiempo han cambiado muchas cosas. Otras no. Otras se han ido reafirmando con el paso del tiempo, según las he ido repitiendo y viendo alrededor. Y una de las que tengo más presente es lo difíciles que son los primeros días en una empresa y la importancia que se le debe dar a los procesos de onboarding.
Los días más difíciles de mi vida profesional con diferencia han sido los primeros días en una empresa. Empezar de cero, sin conocer a nadie, sin referencias, sin saber qué vas a encontrar, qué vas a hacer, si acertaste o si vas a ser capaz de tener éxito. Y es algo que, al menos para mí, no mejora con los años. Cada vez me conozco más, pero una parte de quién soy es lo que los demás piensan de mí. Y volver a empezar en un lugar donde no me conocen es perderme y dudar de si volveré a ser todo lo que era o me quedaré por el camino.
A pesar de que siempre han sido muy duros, lo que sí me ha dado la experiencia es la seguridad de que estos primeros días pueden ser más o menos difíciles según la consciencia y la voluntad que ponga la empresa en el proceso de onboarding. También según la empatía de los compañeros que tengas alrededor.
En este tiempo he vivido algunos onboardings exitosos y auténticas catástrofes aéreas. También he participado, primero como compañero y más tarde como líder de equipo, invirtiendo mucho esfuerzo en mejorar estas experiencias. Por eso me gustaría aportar mi granito de arena, contando lo que he vivido y mi visión actual de los onboardings, para que entre todos les demos la importancia que merecen y podamos hacerlos cada día mejor.
La importancia del onboarding
Hace poco leí un artículo de un periódico nacional donde hablaban de los procesos de onboarding. En él mencionaba encuestas donde un 75% de los encuestados contestaron que tenían un mal recuerdo de su fase de incorporación y un 33% que buscaba un nuevo empleo durante los 6 primeros meses. Podéis leer el artículo completo aquí. Estos datos me parecieron muy chocantes, aunque teniendo en cuenta mi experiencia, la verdad que tampoco me sorprendieron.
Si pienso en mis onboardings me he encontrado todo tipo de problemas. Problemas con el contrato, con cláusulas muy restrictivas sobre las que no se había hablado en ningún momento. Problemas con mi equipo de trabajo, el cuál no había llegado o tenía que ponerme a montar o arreglar, o con el acceso a las cuentas de la empresa que necesitaba para trabajar. Amenazas de cierre de proyecto o despido de la plantilla el primer día que me incorporaba. Jefes que no querían ser jefes, directores que no entendían qué hacía allí… Y lo peor de todo era la sensación de abandono y soledad que mencionan en el artículo y que era la que más me dolía y me hacía plantearme si me había equivocado con mi decisión. La mayoría de las veces me he encontrado comiendo solo y sin una interacción social más allá de las necesarias para referirme a documentación durante días y días.
Lo cierto es que de todos mis onboardings sólo podría considerar uno como muy bueno, otro como bueno y otro a medio camino. Y es curioso que, echando la vista atrás y sin haber sido plenamente consciente hasta ahora, coincide que mis mejores onboardings fueron mis experiencias más largas y los peores las más cortas.
El onboarding es la primera impresión que recibes de una empresa y, como suele decirse, no tendrás una segunda oportunidad para causar una primera buena impresión. Es una impresión que marca las expectativas, confianza y motivación para comenzar una nueva etapa y que es muy difícil de revertir si no es la adecuada.
UPA, Un Paso Adelante
Pensando en los requisitos para un buen onboarding me viene a la cabeza este acrónimo que seguramente pondrá nostálgico a algunos de los que sois de mi generación. Un buen onboarding tiene que conseguir que el empleado de Un Paso Adelante y para ello se debe construir sobre tres pilares:
Ubicación: ubicar al empleado en la empresa explicando la misión, cultura, negocio, organización, departamentos y proyectos que se están llevando a cabo.
Preparación: preparar al empleado dándole las herramientas necesarias para realizar su trabajo, formándole y guiándole en las tecnologías, procesos y proyectos en los que va a participar.
Acompañamiento: acompañar al empleado de manera personal, preocupándose por su bienestar, presentándole oportunidades de conocer a otras personas de la empresa y del equipo y dedicándole tiempo de calidad para construir las relaciones y la confianza.
Estos tres pilares se deben construir desde tres esferas: compañía, equipo y persona. Por ello, creo que no puede haber un buen onboarding sin la implicación de toda la compañía, aunque desde el equipo e individualmente puedas cubrir parte de estos requisitos y conseguir una experiencia bastante superior a la media.
Destacar que para mí, la parte más importante es la de acompañamiento personal. Y creo que es frecuentemente la más olvidada. Aquí podemos tener un gran impacto cualquiera de nosotros teniendo empatía con los compañeros que acaban de llegar, a los que un pequeño gesto como tomar un café o dedicarles una parte de nuestro tiempo en los primeros días puede significar mucho.
También decir que el onboarding no se trata del primer día, ni de la primera semana. Es un proceso más o menos largo dependiendo de la empresa, de al menos varias semanas, y por tanto requiere de un seguimiento y de una revisión contínua. Otro aspecto que suele ser olvidado.
El onboarding perfecto
Partiendo de este marco, por mi experiencia a ambos lados del proceso de onboarding y por los aprendizajes que he tenido en las empresas donde he trabajado, esta sería mi visión personal de un onboarding perfecto:
Antes del onboarding
Mi onboarding perfecto comienza mucho antes del día de incorporación, en concreto, en el proceso de selección. Empieza con un buen proceso de selección en el que has recibido la información general de la empresa y toda la información relevante sobre el puesto. Has sido evaluado en un clima agradable y de confianza y has podido empezar a construir ciertas relaciones.
También has tenido un proceso claro de aceptación de la oferta y contrato. Una carta de compromiso para cerrar con tranquilidad tu etapa anterior y un contrato claro, sin sorpresas y que idealmente te ha sido enviado unos días antes para revisar con tranquilidad y con la oportunidad de preguntar todas las dudas.
Antes de la incorporación has tenido un seguimiento por parte de recursos humanos, del manager o de ambos. En estas primeras comunicaciones se han presentado y explicado cómo será el primer día, con una agenda concreta o al menos un esbozo y acordando una hora concreta de llegada para asegurar que hay alguien esperándote para comenzar.
Tu primer día
El primer día te recibirá una persona de Recursos Humanos. Al llegar os reuniréis en una sala en donde te explicarán la organización de la empresa, cultura y valores. Te presentarán el organigrama para que tengas una idea de la estructura de la empresa, diferentes departamentos y personas clave de cada uno de ellos. Te explicarán los procesos habituales del día a día como horarios, políticas de trabajo, vacaciones, bajas y herramientas asociadas para gestionar tu día a día. Te darán el contrato, que ya habrás podido revisar los días anteriores, y te dejarán unos minutos para que lo leas con tranquilidad y firmes. Después te entregarán tu ordenador y configurarán tu cuenta contigo para confirmar que tienes todo lo necesario para empezar. Algún detalle en forma de merchandising será genial para que empieces a sentirte parte de la empresa. Por último, si es un onboarding presencial, te mostrarán la oficina y te presentarán a las personas que se encuentren allí antes de dejarte con tu equipo.
A continuación será el momento de encontrarte con tu manager y equipo. Tu manager tomará el testigo para hacer un onboarding más cercano a tu trabajo del día a día. Te hará una introducción a la misión del equipo, objetivos, historia, proyectos en los que trabajarás, procesos y herramientas. Esta reunión incluirá una explicación del proceso de onboarding y fijará las expectativas para las primeras semanas. Por último, será el momento de conocer al equipo en un entorno informal, tomando un café presencial o virtual para conoceros personalmente.
El resto del día tendrás tiempo de familiarizarte con tu ordenador, terminar de configurar tus cuentas y empezar a explorar tus herramientas de trabajo, siempre con el apoyo de tus compañeros de equipo. Si se trata de un onboarding presencial, alguien del equipo estará pendiente para invitarte a comer con ellos y presentarte a otras personas de la empresa.
En estos primeros días también será muy útil la figura del buddy o compañero. Una persona ajena al equipo y que conozca bien la empresa, que será un punto más de contacto para preguntarle dudas acerca del día a día y de la empresa en general. Conocer a una persona de fuera de tu cámara de eco también es una ocasión fantástica para conocer y empatizar con otros departamentos cuyo tipo de trabajo es más desconocido para ti y una forma genial de que surjan oportunidades para colaborar. El primer día podrás quedar con tu buddy y tomar un café en un ambiente distendido para empezar a conoceros.
Acabado el primer día, el onboarding no habrá hecho más que empezar. Deben venir muchas más acciones por parte de tu empresa y equipo para asegurar que tu incorporación es un éxito.
Siguientes pasos
Poco tiempo después de incorporarte tendrás la oportunidad de participar en una de las sesiones de onboarding recurrentes organizadas por la empresa. Constarán de una serie de charlas con personas clave de la empresa para las incorporaciones recientes, donde te hablarán de los valores, misión e historia de la empresa y cada uno de los departamentos se presentará explicando cuál es su trabajo y objetivos. El ambiente será distendido para que puedas hacer todas las preguntas que necesites. Según la logística de la empresa podrán ser sesiones grabadas, pero siempre con un punto de contacto cercano para hacer preguntas. Una vez acabadas las sesiones tendrás una visión completa de tu empresa y a lo que se dedica cada unidad de negocio.
En estos primeros días también tendrás diferentes acciones que te ayuden a progresar en tu incorporación mientras conoces y comienzas tu trabajo del día a día. Estas acciones serán de los siguientes tipos:
Meetings: reuniones informales para seguir conociendo a tu equipo y colaboradores cercanos. Por ejemplo, si eres una persona de desarrollo estará bien poder conocer compañeros en el área de QA, producto o diseño. También tener 1:1 con cada uno de tus compañeros de equipo para conoceros personalmente.
Herramientas y tutoriales: acciones centradas en conocer las metodologías y herramientas principales con las que trabajarás. Momentos para explorar por tu cuenta, seguir algún tutorial o juntarte con algún compañero experto en dicha herramienta para que te guíe en su uso.
Formaciones: formaciones acerca de las tecnologías que vas a usar y del propio producto. Es un momento muy bueno para profundizar antes de entrar en el barro. También me parece fundamental en el caso de empresas de producto que conozcas y sepas usar los productos de la empresa como lo haría cualquier usuario.
Hitos personales: dentro de tantas acciones generales es importante ir introduciendo hitos relacionados con el trabajo concreto que vas a realizar para poder empezar a sentirte productivo y parte del equipo. Según tu experiencia y entorno, estos hitos personales pueden ser más o menos acompañados. Aquí podrás hacer tu primera revisión de código, investigar tu primer bug, hacer tu primera tarea de desarrollo, hacer el primer despliegue…
Tu agenda estará bien balanceada entre el tiempo de reuniones y el tiempo libre para enfocarte en lo que quieras. Son días de mucha información en donde una agenda muy concreta puede agobiarte y llegar a un momento de colapso donde no puedas procesar más información. También balancear los momentos de trabajo individual y las acciones colectivas, ya que las acciones con otras personas puede consumir mucha energía. Lo ideal será que tengas una lista de tareas a completar para tener autonomía y poder organizar las tareas según el momento del día y energía.
En los primeros días te juntarás diariamente con tu manager para comprobar cómo va todo y seguir construyendo una relación de confianza. Poco a poco se irán espaciando estas reuniones hasta la cadencia regular que mantendrás normalmente (semanal, bisemanal, …). Recursos Humanos también realizará un seguimiento para comprobar cómo va el proceso y seguir conectado contigo durante toda tu etapa profesional.
El final del onboarding
El onboarding terminará cuando tú y tu manager lo creáis adecuado. En estas primeras reuniones será un tema recurrente a tratar y acordaréis cuando te sientes preparado para dar por finalizado el proceso. El fin del proceso no significa el fin del acompañamiento, aprendizaje ni de la creación de conexiones, ya que me parecen parte fundamental del trabajo, sino el fin de esta primera etapa donde ya te sientes preparado, confiado e integrado en la empresa.
Al finalizar el proceso de onboarding tendrás la oportunidad de dar feedback y sugerir mejoras. Tú acabas de vivir el proceso y no habrá nadie mejor que tú para evaluarlo y hacer que los siguientes onboardings sean aún mejores.
Conclusión
Este sería el onboarding perfecto que me gustaría construir o vivir personalmente. Son muchas cosas, pero lo cierto es que lo básico y fundamental se limita a unas pocas. En concreto, a tomarse realmente en serio el proceso de contratación e incorporación de una persona y tener empatía con el momento vital por el que pasa al iniciar un nuevo trabajo. Preocuparse verdaderamente por la persona. Algo que debería ser de sentido común pero que lamentablemente una vez más es poco común en nuestro mundo profesional.
Espero que nos vayamos dando cuenta de la importancia de estos procesos y del poder que tenemos cada uno de nosotros para mejorarlos. Así, poco a poco, conseguiremos que todos tengamos una experiencia mucho más satisfactoria en estos momentos tan difíciles de nuestra vida profesional.