Al otro lado del onboardingThe Other Side of Onboarding
Comenzar un nuevo trabajo es uno de los momentos más críticos en la vida profesional de una persona. Es un momento de especial vulnerabilidad, donde una persona decide dejar atrás todo lo que conoce y lanzarse a lo desconocido, a una nueva oportunidad lleno de expectativas e ilusiones.
Por suerte, las empresas cada vez son más conscientes de ello y dedican mucho tiempo y esfuerzo a diseñar procesos de onboarding que ayuden a las nuevas incorporaciones a integrarse en la compañía. A familiarizarse con el negocio, el trabajo y sus compañeros para facilitar este proceso y que puedan ser efectivos pronto.
Pero no todo recae en las empresas. Como individuos también debemos tomar un papel activo en esta etapa. Ser conscientes de este momento crítico y poner de nuestra parte para tener éxito.
Hace tiempo hablaba del proceso de onboarding desde el punto de vista de la empresa. Después de mucho tiempo enfocado en cuidar las incorporaciones de mis compañeros, ayudándoles en estos procesos, estas semanas me ha tocado vivir el onboarding desde el otro lado.
En este artículo me gustaría compartir mis reflexiones acerca de esta experiencia y lo que he aplicado para intentar que estas primeras semanas de trabajo vayan de la mejor manera posible.
Fija las expectativas
Todos queremos hacer un buen trabajo allá donde estamos. El problema es que cuando empiezas en una nueva empresa no tienes la experiencia ni el marco de referencia para saber qué es hacer un buen trabajo. A veces es difícil incluso para tu manager decir qué es un buen trabajo sin saber tus puntos fuertes y cómo encajas en el equipo.
Es importante definir pronto qué es un buen trabajo en tu nueva empresa y rol. Aclarar las expectativas que hay sobre ti. Y la forma más efectiva de saber que se espera de ti, la más sencilla aunque a veces la última que se nos ocurre, es preguntando.
Busca un hueco en los primeros días para hablar de este tema con tu manager. Pregunta qué es lo que espera de ti en estas primeras semanas y fija un plan. Sed específicos para llegar a una imagen mental que te permita preguntarte cada día si vas por el buen camino y responder al final del proceso si has conseguido cumplir con las expectativas. Y después ve haciendo reuniones frecuentes para comprobar el estado del plan y alinear puntos de vista.
Cumple tus compromisos
En estos primeros días vas a recibir mucha información. Además es frecuente ir saltando de reunión en reunión: presentaciones de compañía, recursos humanos, 1:1s, rituales de equipo…
En ese contexto es fácil sentirse sobrecargado y perder el foco. Durante esas primeras reuniones habrá tareas que se espera que hagas y es importante tomar consciencia de ellas y anotarlas para que no se te escapen. Estas tareas deben ser tu máxima prioridad para cumplir tus primeros compromisos.
Otra habilidad que siempre es importante, pero más al principio donde nuestra capacidad aún es limitada, es no comprometerse a hacer más de lo que puedes abarcar. Un mantra que tengo desde hace tiempo interiorizado es “Promete menos, entrega más”. Me parece una muy buena carta de presentación. Presentarte como una persona en la que se puede confiar y que cumple lo que promete.
Observa, escucha y aprende
Es tentador llegar a un nuevo sitio lleno de ideas sobre cómo mejorar cada cosa que ves alrededor. Pero si ya llevas todas esas ideas en la cabeza será muy difícil que pueda entrar algo más. Es el concepto de “Vacía tu taza” de Liminal Thinking, un libro que recomiendo mucho.
En la vida el contexto lo es todo, y tu contexto ha cambiado. Al llegar a un nuevo sitio no sabes la historia, lo que funciona y lo que no, lo que ya se ha intentado, ni siquiera si lo que tú crees que es un problema es realmente un problema.
Es el momento de adoptar una mente abierta y liberarte de prejuicios y de tus antiguas experiencias para que no se interpongan en el camino. Observa todo a tu alrededor, escucha atentamente, con verdadera curiosidad, pregunta y aprende.
Conecta
Puede sonar extraño, pero una de tus tareas en los primeros días, y diría que la más importante, es conectar con tus compañeros.
Tomar un café con uno de tus compañeros de equipo puede ser tu tarea más productiva del día y la que más te ayude a largo plazo. Y por tonto que parezca, también es una de las más difíciles. Atreverse a pedirle un café a una persona con la que aún no tienes confianza y que sabes que tiene mil cosas que hacer impone. También saber de qué hablar y hacer que la conversación fluya para ir construyendo la confianza para el futuro. Son interacciones que pueden exigir mucha energía pero es importante que no las evites.
Algunos compañeros estarán más pendientes y te lo pondrán más fácil. Puede que algunos den el primer paso o que tu manager sea el que te ayude a agendar algunas reuniones con este propósito. Sea como sea, saca valor ya que estas conversaciones son fundamentales. Y no te dejes engañar por las primeras impresiones. Muchas veces aquel compañero que te parece más seco en tus primeras reuniones en grupo, es luego el más amable y con el que mejor conectas.
Pide ayuda
Otra cosa que puede costarte, pero que es más necesario que nunca al principio, es pedir ayuda.
Seguramente necesites ayuda para tener más contexto del proyecto, montar el entorno, seguir los procesos del equipo… Todo el equipo es consciente de ello y estará más que dispuesto a echarte una mano cuando se lo pidas.
Busca un buen equilibrio entre pegarte tú con las cosas y pedir ayuda a los demás. Sé oportuno en el momento de pedir ayuda y cuida las formas. Y no olvides agradecer a tus compañeros por el tiempo que te dedican.
Por último, algo que debes recordar es que pedir ayuda es una forma fantástica de conectar. De compartir el tiempo junto a un compañero, reconociendo su experiencia y conocimiento, aprendiendo de él.
Lucha con el subconsciente
Estos primeros días tendrás que luchar con el subconsciente. El tuyo propio, de cosas que hiciste hace tanto en tu anterior trabajo y tenías tan automatizadas que habías olvidado cómo hacerlas. Y el del equipo, con conocimientos y pasos que tienen tan interiorizados que ni se dan cuenta y no están documentados en ningún lado.
Este punto es especialmente frustrante, ya que te puedes chocar haciendo las cosas más básicas, pero hay que pasar por él. Aprovecha para hablar de todos estos puntos con el equipo y documentarlos para hacer más fácil el proceso al que venga después de ti.
Ten cuidado con el impostor y el intruso
Dos personajes de los que debes tener cuidado estas primeras semanas son el impostor y el intruso.
Puede que al empezar de cero en un nuevo sitio tu síndrome del impostor se dispare. Ése que te llena de inseguridades, te hace olvidar tus logros hasta el momento e incrementa el miedo a que tus compañeros te vean como un fraude. Relájate y date tiempo. Si estás ahí es por algo. Recuerda lo que has conseguido hasta ahora, todas las veces que te has sentido así y has salido adelante. Controla tus inseguridades y tus miedos y poco a poco pasarán.
Otra reacción normal al entrar a un grupo, también relacionado con la inseguridad, es entrar muy fuerte para demostrar lo que vales. Soy especialmente cuidadoso en este aspecto. En un grupo hay muchas dinámicas y antecedentes que no conoces y hay que respetar. Obviar esto puede hacer que tus compañeros te vean como un intruso y se pongan a la defensiva. Una vez más, da tiempo. Entiende las dinámicas y relaciones y construye la confianza para que los demás te vean como parte del grupo antes de lanzarte a proponer y cambiar cosas.
Busca pequeñas victorias
Dar tiempo para construir la confianza y entender tu nuevo contexto no significa que no estés atento a pequeñas oportunidades para conseguir pequeñas victorias.
Tal vez hay un bug que lleva tiempo ahí dando vueltas y nadie tiene tiempo de investigar, un bloqueo de algún compañero con una librería con la que tienes experiencia, una tarea del día a día que se puede automatizar, algo que investigar o preguntar a otro equipo, o mejoras en la documentación de onboarding que estás siguiendo con puntos que echas en falta.
Busca esas pequeñas oportunidades para conseguir pequeñas victorias. Éstas te servirán para ganar confianza, la tuya propia y la de tus compañeros, y serán un fantástico punto de partida para seguir avanzando.
Prepárate
Una ventaja de estas primeras semanas es que nadie espera que seas altamente productivo. Es cierto que todos queremos sentirnos útiles y demostrar nuestro valor lo antes posible pero es importante no dejarnos llevar por las prisas, ni generarnos más ansiedad de la necesaria poniendo más carga sobre nuestros hombros.
Aprovecha para aprender todo lo que puedas acerca del negocio, proyecto, procesos y tecnologías que se usan. Para hacer las formaciones recomendadas. Usa cada tarea como una excusa para profundizar en los temas que trata. Todo este conocimiento te será muy útil en el futuro, donde es más difícil encontrar la calma para poder profundizar con el ajetreo del día a día.
Disfruta
Y por supuesto y, aunque sea difícil con el agobio del principio, disfruta del proceso.
Has encontrado una nueva oportunidad que te ilusionaba y has tomado la decisión de lanzarte a por ella. Exprímela y sácale todo el jugo.
Haz de estas primeras semanas una ocasión para empezar a acumular energía positiva para cuando vengan tiempos más duros. Para crear tu red y empezar a construir recuerdos que hagan de esta nueva etapa una que vayas a recordar siempre con cariño.
Conclusión
Los primeros días son duros. Es fácil sentirse solo y caer en la frustración de lo que no consigues hacer, sin darte cuenta en ese momento que es tu cuarto o quinto día.
Sobrestimamos lo que podemos hacer a corto plazo y subestimamos lo que podemos conseguir a largo. Seguramente si alguien te dijera todas las personas que tendrás ahí y lo que serás capaz de hacer después del primer mes, el primer semestre o el primer año ni te lo creerías.
Piensa cuál es el trabajo que quieres hacer y por el que tus compañeros te tengan como referencia. Dedica tiempo a construir las relaciones. Asegura la dirección por encima de la velocidad y, poco a poco, da los pasos que te lleven hasta allí.
Empezar en una nueva empresa es un momento crítico y difícil, pero uno que de una forma u otra todos superamos. Lo importante es que tanto la empresa como nosotros mismos pongamos todo de nuestra parte para tener éxito y que no volvamos a tener que pasar por él hasta dentro de mucho tiempo.
Starting a new job is one of the most critical moments in a person's professional life. It's a moment of particular vulnerability, where someone decides to leave behind everything they know and leap into the unknown, into a new opportunity full of expectations and hopes.
Fortunately, companies are increasingly aware of this and devote a great deal of time and effort to designing onboarding processes that help new hires integrate into the company. To get familiar with the business, the work, and their colleagues, making this process easier so they can become effective sooner.
But it doesn't all rest on the companies. As individuals, we also need to take an active role in this stage. To be aware of this critical moment and do our part to succeed.
Some time ago I wrote about the onboarding process from the company's point of view. After a long time focused on looking after my colleagues' arrivals, helping them through these processes, these past weeks it's been my turn to experience onboarding from the other side.
In this article I'd like to share my reflections on that experience and what I've applied to try to make these first weeks at work go as well as possible.
Set the expectations
We all want to do a good job wherever we are. The problem is that when you start at a new company you don't have the experience or the frame of reference to know what doing a good job means. Sometimes it's even hard for your manager to say what a good job is without knowing your strengths and how you fit into the team.
It's important to define early on what a good job is in your new company and role. To clarify the expectations placed on you. And the most effective way to find out what's expected of you, the simplest one though sometimes the last that occurs to us, is by asking.
Find a slot in the first few days to talk about this with your manager. Ask what they expect from you in these first weeks and set a plan. Be specific so you arrive at a mental picture that lets you ask yourself each day whether you're on the right track and answer, at the end of the process, whether you've managed to meet expectations. And then hold frequent meetings to check the status of the plan and align points of view.
Honor your commitments
In these first days you're going to receive a lot of information. On top of that, it's common to jump from meeting to meeting: company presentations, human resources, 1:1s, team rituals…
In that context it's easy to feel overwhelmed and lose focus. During those first meetings there will be tasks you're expected to do, and it's important to be aware of them and write them down so they don't slip away. These tasks should be your top priority in order to honor your first commitments.
Another skill that's always important, but more so at the start where our capacity is still limited, is not committing to more than you can handle. A mantra I've had internalized for a long time is “Underpromise, overdeliver”. It strikes me as a very good calling card. Presenting yourself as someone who can be trusted and who delivers on what they promise.
Observe, listen, and learn
It's tempting to arrive at a new place full of ideas about how to improve everything you see around you. But if you already carry all those ideas in your head, it'll be very hard for anything else to get in. It's the concept of “Empty your cup” from Liminal Thinking, a book I highly recommend.
In life, context is everything, and your context has changed. When you arrive at a new place you don't know the history, what works and what doesn't, what has already been tried, or even whether what you think is a problem is really a problem.
It's time to adopt an open mind and free yourself from prejudices and from your old experiences so they don't get in the way. Observe everything around you, listen carefully, with genuine curiosity, ask questions, and learn.
Connect
It may sound strange, but one of your tasks in the first days, and I'd say the most important one, is to connect with your colleagues.
Having a coffee with one of your teammates can be your most productive task of the day and the one that helps you most in the long run. And as silly as it may seem, it's also one of the hardest. Daring to ask for a coffee from someone you don't yet have a rapport with and who you know has a thousand things to do is intimidating. So is knowing what to talk about and keeping the conversation flowing to build the trust for the future. These are interactions that can demand a lot of energy, but it's important not to avoid them.
Some colleagues will be more attentive and make it easier for you. Some may take the first step, or your manager may be the one who helps you schedule a few meetings for this purpose. Either way, make the most of it, since these conversations are essential. And don't be fooled by first impressions. Often the colleague who seems most curt in your first group meetings turns out to be the kindest and the one you connect with best.
Ask for help
Another thing that may be hard for you, but that's more necessary than ever at the start, is asking for help.
You'll likely need help to get more context on the project, set up the environment, follow the team's processes… The whole team is aware of this and will be more than willing to lend you a hand when you ask.
Find a good balance between wrestling with things yourself and asking others for help. Be timely when asking for help and mind your manners. And don't forget to thank your colleagues for the time they give you.
Finally, something you should remember is that asking for help is a fantastic way to connect. To share time alongside a colleague, recognizing their experience and knowledge, learning from them.
Wrestle with the subconscious
In these first days you'll have to wrestle with the subconscious. Your own, made of things you did so long ago at your previous job and had so automated that you'd forgotten how to do them. And the team's, with knowledge and steps they have so internalized that they don't even notice them and that aren't documented anywhere.
This point is especially frustrating, since you can hit a wall doing the most basic things, but you have to go through it. Take the chance to talk about all these points with the team and document them to make the process easier for whoever comes after you.
Beware of the impostor and the intruder
Two characters you should beware of in these first weeks are the impostor and the intruder.
When you start from scratch in a new place, your impostor syndrome may flare up. The one that fills you with insecurities, makes you forget your achievements so far, and heightens the fear that your colleagues will see you as a fraud. Relax and give yourself time. If you're there, it's for a reason. Remember what you've accomplished so far, all the times you've felt this way and pulled through. Keep your insecurities and fears in check and, little by little, they'll pass.
Another normal reaction when joining a group, also tied to insecurity, is coming in too strong to prove your worth. I'm especially careful about this. In a group there are many dynamics and a backstory you don't know and that you have to respect. Ignoring this can make your colleagues see you as an intruder and put them on the defensive. Once again, give it time. Understand the dynamics and relationships and build the trust so that others see you as part of the group before you launch into proposing and changing things.
Look for small wins
Giving yourself time to build trust and understand your new context doesn't mean you shouldn't be on the lookout for small opportunities to score small wins.
Maybe there's a bug that's been hanging around for a while and nobody has time to investigate, a colleague blocked by a library you have experience with, a day-to-day task that can be automated, something to research or ask another team about, or improvements to the onboarding documentation you're following, with points you find missing.
Look for those small opportunities to score small wins. They'll help you gain confidence, your own and your colleagues', and they'll be a fantastic starting point to keep moving forward.
Prepare yourself
One advantage of these first weeks is that nobody expects you to be highly productive. It's true that we all want to feel useful and prove our worth as soon as possible, but it's important not to get carried away by haste, nor to generate more anxiety than necessary by putting more load on our shoulders.
Take the chance to learn as much as you can about the business, the project, the processes, and the technologies in use. To do the recommended training. Use every task as an excuse to dig deeper into the topics it touches. All this knowledge will be very useful to you in the future, where it's harder to find the calm to dig deep amid the hustle of the day-to-day.
Enjoy it
And of course, even if it's hard with the stress of the beginning, enjoy the process.
You've found a new opportunity that excited you and you've made the decision to go for it. Squeeze it and get every last drop out of it.
Make these first weeks an occasion to start storing up positive energy for when tougher times come. To create your network and start building memories that will make this new stage one you'll always remember fondly.
Conclusion
The first days are hard. It's easy to feel alone and fall into the frustration of what you can't manage to do, without realizing in that moment that it's your fourth or fifth day.
We overestimate what we can do in the short term and underestimate what we can achieve in the long term. Surely, if someone told you about all the people you'll have there and what you'll be capable of doing after the first month, the first half-year, or the first year, you wouldn't even believe it.
Think about the work you want to do and the work that will make your colleagues regard you as a reference. Devote time to building relationships. Secure direction over speed and, little by little, take the steps that lead you there.
Starting at a new company is a critical and difficult moment, but one that, one way or another, we all get through. What matters is that both the company and we ourselves put everything we've got into succeeding, so that we don't have to go through it again for a long time.